Comunicación escrita, que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente entre relaciones entre empresas y sus empleados.
Escrito generalmente cerrado que se elabora para informar algo a alguien que se encuentra distante del autor.
ZONAS
Zona 1. Espacio destinado para la impresión de razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y NIT (Opcional). Las medidas respectivas son de 14 cm horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior
Zona 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado, dirección electrónica, fax. Teléfono. Télex, Nit (Opcional) y otras menciones obligatorias en virtud de disposiciones legales, ciudad y país. Ocupa entre 1,5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todo el ancho de la hoja
Zona 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro o de fecha de recibo del documento
MARGENES
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
PARTES DE LA CARTA
Número (referencia) La numeración es consecutiva según lo establece el código de Comercio. Le puede anteceder el código de dependencia, determinado por cada empresa en particular. Se escribe de dos a tres interlíneas del margen superior (zona 1)
Fecha. Los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envío, se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.
Datos del Destinatario. Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si es imposible obtener el nombre, se envía a la jefatura responsable.
A partir de la ciudad y la fecha, se dejan de cuatro a seis interlíneas según la extensión de la carta. Estos datos pueden ocupar hasta ocho líneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y a interlineación sencilla, de la siguiente forma:
Tratamiento o título académico, con mayúscula inicial.
Ejemplos:
Señor
Señora
Doctor
Doctora
Licenciado
Ingeniero
Ingeniera
Economista.
Nombre del destinatario. Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utiliza negrilla.
Ejemplos:
Señor
LUIS CARTAÑEDA LONDOÑO
Señor
Luis Castañeda Londoño
Nota: Al responder una comunicación, se respeta el nombre de la misma forma como aparece en el documento recibido.
Cargo. Se escribe con mayúscula inicial
Ejemplo: Gerente General
Los nombres de cargos demasiados extensos, pueden repartirse en dos líneas para guardar armonía con los datos restantes. No se efectúa separación silábica.
Ejemplo:
Señor
EDUARDO SUÁREZ RICO
Jefe de Mercadeo de
Operaciones Nacionales
Empresa. Se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación más ampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así:
En caso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y respetando las denominaciones Ltda, S.A. y otras que pueda contener la razón social.
Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razón social, se escriben en mayúscula sostenida. Con punto o no, según lo haya registrado la institución.
Ejemplos:
A.J.P. (Alberto Jiménez Pino)
BCH (Banco Central Hipotecario)
Los acrónimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razón social se escriben con mayúscula inicial. Si se desea destacar el acrónimo, puede digitarse en mayúscula sostenida.
Ejemplos:
SENA o Sena (Servicio Nacional de Aprendizaje)
ICONTEC o Icontec (Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación)
CADES o Cades (Centro Administrativo del Secretariado Colombiano.
Dirección y apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la misma dirección que se registra en el sobre. Se dejan, dos espacios a máquina o cuatro en computador, entre el número de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de número (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y demás.
3.3.3.6 Nombre de la ciudad. Se identifica la ciudad por su nombre, aún tratándose de correspondencia local.
Ejemplo para destinatario local:
Riohacha, 22 de abril de 2008
3.3.4 Asunto (Línea opcional)
Constituye la síntesis del tema de la carta, expresada en máximo cuatro palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.
Ejemplo:
Asunto: Vencimiento póliza 489637
Saludo o vocativo. Para las damas se acostumbra el nombre y para los caballeros el apellido. Se puede elegir cualquiera de las siguientes opciones
Texto
Se escribe a una interlínea entre renglones y a dos entre párrafos y se tiene en cuenta lo siguiente:
El texto se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés; de preferencia, se expresa en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, aún se trate de un único firmante.
En lo posible se trate un solo tema por carta
En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales.
En las cartas comerciales se utiliza tratamiento de usted.
Es importante que la carta no presente errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación
La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni repisados.
Inicia de cuatro a seis interlíneas de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni saludo independiente.
Comienza a tres interlíneas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay.
Despedida. Expresión de cortesía que se escribe a dos interlíneas del texto, tanto en estilo bloque extremos, como en estilo bloque. Presenta dos alternativas:
Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,):
Atentamente,
Cordialmente,
Sinceramente,
Líneas Especiales.
3.3.10.1 Anexos o anexos. Si se requieren, se detallan en el texto. Al final de la carta, a dos interlíneas del firmante, se anota la palabra anexo o Anexos, seguida de dos puntos. A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el número de hojas o el tipo de anexo.
Ejemplo:
Anexo: uno (10 Hojas)
Anexo: tres (dos disquete y un cheque)
Anexo: tres (nueve hojas)
Copia: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos (si lo hay), contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Copia, si se requiere, sin abreviar y seguida de dos puntos. A dos espacios (alineación equivalente para el procesador de texto) se relacionan los destinatarios, así: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la misma entidad, se omite la empresa. Se utiliza interlineación sencilla.
Ejemplos en líneas seguidas:
Copia: Señores Juan Díaz Pérez, Director Técnico; Jairo Ruiz Cano, Director de Talento
Humano; César Arenas, Jefe de Producción
ESTILOS. Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman la carta.
Bloque Extremo: Todas las líneas parten del margen izquierdo
Bloque: Las líneas de número, fecha, asunto (si lo hay), firma y cargo se colocan partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.
